Bei dem folgenden Text handelt es sich wieder um eine Übersetzung der originalen, englischen Version dieses Artikels bei WebAIM. Dabei geht es wieder um die Barrierefreiheit von Dateien, die für unsere Besucher und die Musiker interessant sein könnte.

Teil 1: Textverarbeitung

Einleitung

NotizDas meißte von diesem Artikel war ursprünglich Teil eines Merkblattes, welches für einen Partner von WebAIM geschrieben wurde: The National Center on Disability and Access to Education (NCDAE).

OpenOffice.org ist eine kostenlose Open-Source Bürosoftware, die oft mit  Microsoft (MS) Office verglichen wird. Mehrere Agenturen (einschließlich des vollständigen Bundesstaates Massachusetts), Institutionen und Einzelpersonen nutzen OpenOffice.org als primäre Bürosoftware. Obwohl sie nicht so populär ist wie Microsoft Office bietet die Bürosoftware nahezu alle Features, die ein durchschnittlicher Nutzer benutzen würde und sie bietet sogar einige Features, die bei Microsoft Office nicht vorhanden sind. Denen von euch, die mit Microsoft Office vertraut sind, sollte die folgende Tabelle  dabei helfen die Ähnlichkeiten zwischen MC Office und OOo zu verdeutlichen:

Funktion OpenOffice.org Programm Vergleichbares MicrosoftOffice Programm
Textverarbeitung Writer Word
Präsentation Impress PowerPoint
Kalkulationstabellen Calc Excel
Datenbanken Base Access
Formel-Editor Math Equation Editor
Grafik-Editor Draw keins
NotizObwohl es oft als Open Office oder OpenOffice bezeichnet wird, heißt das Programm in Wirklichkeit „OpenOffice.org“, welches in der Regel als OOo angekürzt wird.

Steigende Barrierefreiheit von Dokumenten von OOo Textprogrammen

Wenn Dokumente in Writer geöffnet werden sollen oder in üblichere Formate exportiert werden, gibt es mehrere Dinge, die man tun kann, um die Barrierefreiheit von Dokumenten in OOo Writer zu erhöhen.

Überschriften

Eine der besten Sachen, die man tun kann, um die Barrierefreiheit von Dokumenten zu erhöhen ist das Benutzen von echten Überschriften. Überschriften erschaffen logischen Unterteilungen, die das Verstehen des Dokuments einfacher machen. Das kann das Dokument barrierefreier für Menschen mit kognitiven Behinderungen machen.

Echte Überschriften und Untertitel (Heading 1, 2, 3 usw.) sind mehr als nur fetter, vergrößerte und zentrierter Text. Eine Möglicheit Überschriften anzuwenden sind die Formatvorlagen. Diese kann man öffnen, indem man Format > Formatvorlagen auswählt oder F11drückt.

 

  • Als Standard werden die Überschriften deutlich als vergrößerter und fetter Text angezeigt. Das macht es übersichtlicher für alle Nutzer.
  • Bildschirm-Leser Nutzer sollten in einem Dokument mit Hilfe von Überschriften navigieren können. Der Wert der Möglicheit mit Hilfe von Überschriften zu navigieren kann nicht unterschätzt werden.
  • Änderungen des Aussehens von Überschriften bei den Formatvorlagen werden sich auf jede Überschrift im Doument auswirken. Das ist in der Regel ein leichterer Weg das Aussehen deines Dokumentes zu kontrollieren.

Screenshot der Formatvorlagen

Du kannst auch den Text marieren und die gewünschte Überschrift aus der Dropdown-Liste oben im Menü auswählen.

Screenshot einer Dropdown Liste, mit der man das Format ändern kann. Heading 1 ist ausgewählt

Es gibt auch noch einen leichteren Weg eine erste, zweite und dritte Überschrift einzufügen. Markiere den gewünschten Text und drücke
Ctrl1, 2, oder 3.

Listen

Viele Dokumente und vor allem Dokumente im Internet, enthalten Listen. Sie sind eine wertvolle Möglichkeiten Inhalt zu organisieren. Um eine geordnete oder ungeordnete Liste zu erstellen wähle Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen… oder klick eins der geeigneten Icons im Menü an.

Geordnete Liste und ungeordnete Liste - Buttons im Menü

Tabellenüberschriften

Stell sicher, dass Datentabellen die richtigen Überschriften haben. Standartmäßig wird die erste Zeile einer Tabelle nach Erstellung der Tabelle als Überschrift markiert. Es gibt mehrere Möglichkeiten zusätzliche Überschriften einzufügen. Der einfachste Weg dies zu tun ist das Markieren der Zellen, die Überschriften sein sollten (Ctrl + Klick ist eine Möglichkeit das zu tun). Danach sollte man die ormatvorlagen öffnen und den Style von Tabellen Inhalt zu Tabellen Überschriften ändern.

WichtigEs gibt einen PDF-Icon im Menü (Screenshot eines PDF Icons)), der es erlaubt Dateien als PDFs zu speichern, ohne das Optionen-Fenster zu öffnen. Du musst dich absichern, dass Tagged PDF in den PDF Optionen ausgewählt ist, bevor du dieses Icon verwendest, denn sonst werden deine Dateien nicht als getaggte PDFs gespeichert.

Formatvorlagen, Tabellen Überschriften sind ausgewählt

Bilder

Genau wie mit dem Web, sollten Bilder einen alternativen Text haben. Um einen alternativen Text zu einen Bild hinzuzufügen, sollte man einen Rechtsklick auf das Bild machen(CtrlKlick bei Mac) und danach Bild… auswählen(oder auf das Bild doppelklicken oder Format > Bild… aus dem Menü auswählen).

Screenshot, welches eine Box zeigt, die sich öffnet, wenn man einen Rechtsklick auf ein Bild macht.

Danach sollte man Zusätze auswählen und die Beschreibung in die Box mit dem Titel Alternativtext eingeben.

Screenshot einer Box für die Eingabe des Alt-Textes.

Exportieren in andere Formate

OpenOffice.org speichert die Dateien im OpenDocument-Format oder im ODF. Die Endung von Dateien, die mit OOo erstellt wurden ist ODT (OpenDocument Text). In diesem Artikel werden Dateien, die mit OOo Writer erstellt wurden als ODT Dateien und als Writer Dateien bezeichnet.

Obwohl OOo sich schnell verbreitet und ein beliebtes Programm wird, ist es ein sehr übliches Format, wenn man es mit dem Microsoft Word DOC-Format oder mit anderen Formaten wie HTML oder PDF vergleicht. Aus diesem Grund wirst du wahrscheinlich oft eine ODT-Datei in anderen Formaten abspeichern. Mit ein Paar Ausnahmen kannst du in der Regel eine ODT-Datei in andere Formate exportieren und die die Informationen behalten, die die Datei barrierefreier und zugänglicher machen.

Obwohl eine Writer-Datei in vielen verschiedenen Formaten gespeichert werden kann, gibt es 3 gängige Formate, die in diesem Bereich
angesprochen werden:

  1. DOC (Microsoft Word Dokument)
  2. PDF (Portable Document Format)
  3. HTML (Hypertext Mark-up Language)

Jedes mal, wenn du eine Datei in ein anderes Format konvertierst, ist es empfohlen, dass du die Features der Barrierefreiheit, wie den Alt-Text der Bilder und die Überschriften der Tabellen behälst.

DOC

Das Microsoft Word DOC Format ist zur Zeit der Standart bei der Dokumenten-Erstellung. Wenn du OOo Writer benutzt, dann wirst du es sehr wahrscheinlich brauchen Dokumente in diesem Format gelegentlich zu speichern. Das kann einfach durchgeführt werden, indem man  Datei > Speichern unter.. > und dann den Dateityp Microsoft Word 97/2000/XP aus der Dropdown-Liste auswählt. Es gibt noch andere MS-Word-Formate, aber dies ist wahrscheinlich das zuverlässigste. Das Aussehen des Dokumentes kann sich verändern, wenn man es in einem anderen Format speichert. Aber die Struktur des Dokuments sollte grundlegend die selbe sein.

NotizOOo Writer kann ganz einfach Dokumente von MS Office öffnen und bearbeiten. Du kannst auch das Standart-Verhalten von Writer ändern, sodass es alle deine Dateien im DOC-Format speichert. Um das zu tun wähle Extras > Optionen > Laden/Speichern > Allgemein > und wähle Microsoft Word 97/2000/XP aus der Liste der Dateitypen.

PDF

Microsoft Office und Adobe Tools wurden als einzige Programme benutzt, um ein Dokument als getaggte PDF sauber zu exportieren und das konnte man nur, wenn man Adobe Acrobat besaß. Dies ist nicht mehr der Fall. OOo hat nun die Möglicheit ein Dokument als getaggte PDF zu exportieren.  Das ist eine aufregende Entwicklung, denn es ist eines der wenigen kostenlosen Tools, welche benutzt werden können, um getaggte PDF Dokumente zu erstellen und es funktioniert ganz gut.

Um eine getaggte PDF zu speichern, wähle Datei > Exportieren als PDF…. Gib den Namen der PDF-Datei ein und wähle, wo sie abgespeichert werden soll. Klicke auf Speichern und ein zweites Fenster mit dem Titel PDF Optionen sollte sich öffnen.

Screenshot der PDF Options. Das Fenster bei den Tagged PDF ist ausgewählt.

Es gibt viele optionen, die du vielleicht verändern willst aber die einzige Option, die die Barrierefreiheit betrifft ist die Box mit dem Titel Tagged PDF. Diese muss ausgewählt werden, um die Datei so barrierefrei wie möglich zu machen. Obwohl diese Option nicht als standart eingestellt ist, bleibt sie ausgewählt, nachdem man sie das erste mal angeklickt hat.

WichtigEs gibteinen PDF-Icon im Menü (Screenshot eines PDF Icons)), der es erlaubt Dateien als PDFs zu speichern, ohne das Optionen-Fenster zu öffnen. Du musst dich absichern, dass  Tagged PDF in den PDF Optionen ausgewählt ist, bevor du dieses Icon verwendest, denn sonst werden deine Dateien  nicht als getaggte PDFs gespeichert.

Natürlich ist der Adobe Acrobat Professional immer noch erforderlich, wenn du eine getaggte PDF ändern willst und es ist auch nicht immer möglich einen korrekt getaggte PDF nur mit dem Writer zu erstellen. Zum Beispiel braucht ein Dokument mit komplexen Tabellen oder Formen oder mit einem Multi-Spalten Layout die Vollendung des Tagging-Prozesses durch einen Acrobat Pro.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es möglich ist ein ODT-Dokument in eine richtig getaggte PDF zu konvertieren, wenn folgendes bestätigt werden kann.

  • Das ODT Dokument wurde passend getaggt.
  • Das Dokument wurde mit dem OOo Writer in PDF exportiert.
  • Die Tagged PDF Option ist ausgewählt.
  • Das PDF ist korrekt getaggt (das erfordert wahrscheinlich den Acrobat Professional).

Mehr Informationen über PDF Barrierefreiheit (englisch)

HTML

Es ist möglich eine ODT-Datei als HTML zu speichern aber die gespeicherte Datei kann sehr umfangreich werden und dabei sehr viele unnütige Formatierungen enthalten. Das liegt an dem Versuch die HTML-Datei möglichst so aussehen zu lassen wir das originale
Dokument. Im Writer kannst du die Datei entweder als HTML 4 Transitional speichern oder als XHTML 1 Strict exportieren. XHTML ist der Nachfolger von HTML und es ist immer besser eine Datei in XHTML zu speichern, wenn man die Option im Programm hat. Bedauerlicherweise ist dies nicht der Fall in Writer.

Sowohl die mit Writer erstellten HTML- als auch die XHTML-Files sind problematisch und es ist schwer ein Format vor dem anderen zu empfehlen aber die HTML-Datei, die mit Writer erstellt wird ( wenn sie aufgeräumt ist) ist in der Regel mehr barrierefrei als die XHTML-Datei.

Speichern als HTML

Die HTML-Datei, die über Writer erstellt wird ist nicht einleuchtend und benutzt unnötige Styles, aber sie ist sauberer strukturiert und viel kleiner als die XHTML-Datei. Aus diesem Grund ist es vielleicht das wünschenswertere Datei-Format. Um die Datei als HTML zu speichern wähle Datei > Speichern unter… > wähle HTML-Dokument als Dateityp. Die Datei wird als HTML 4 Transitional gespeichert. Sobald die Datei gespeichert wurde, sollte man sich darauf vorbereiten sie gründlichst aufzuräumen. Siehe weiter unten für weitere Informationen über das Reinigen.

Exportieren als XHTML

Die XHTML-Datei, die von Writer erstellt wird, ist eine gültige XHTML 1 Strict, aber sie ist im Grunde ein riesiger Block von unaufgeräumtem Text, der mit unnötigen Styles gefüllt ist. Dateien, die als XHTML exportiert werden, sind nicht immer korrekt markiert ( z.B. werden Tabellen Überschriften nicht als Überschriften exportiert). Das zeigt, warum es in der Regel besser ist Dateien als HTML und nicht als XHTML zu speichern. Um ein Dokument als XHTML zu exportieren wähle Datei > Exportieren > und dann wähle XHTML als Dateityp.

Reinigen von HTML und Überprüfung der Barrierefreiheit

Wenn du dich dafür entscheidest deine ODT-Datei als HTML zu speichern oder in XHTML zu exportieren, dann gibt es da ein Paar Schritte, die man machen muss, bevor das HTML sauber und barrierefrei ist.

  • Du könntest damit beginnen deine Datei durch ein Werkzeug wie HTML Tidy zu öffnen. Speicher die Datei als XHTML und versuch so viele unnötige Tags und Styles zu entfernen, wie es möglich ist.
  • Mach die Datei so kompakt wie möglich. Entferne alle unnötigen Styles, Zeilenumbrüche usw.
  • Entferne unnötige Markups. Die meisten HTML-Editoren können die bei diesem Prozess helfen.  Wenn du mit HTML vertraut bist, dann kannst du es auch selbst machn. Hier sind einige Änderungen (aber nicht alle), die du machen sollst.
    • Enteferne unnötige IDs, Classes and Type Attributes (fast alle von diesen sind unnötig).
    • Entferne Font Tags.
    • Entferne Styles im <head> Tag.
    • Überprüfe ob alle <th> Tags ein Scope-Attribut haben.
    • Entferne <p> Tags, zwischen <th> und <td> Tags verschachtelt sind.
  • Überprüfe ob die HTML-Datei barrierefrei zugänglich ist. Wahrscheinlich wirst du die Datentabellen und die Form-Elemente mehrmals überprüfen müssen, weil diese nicht immer korrekt gespeichert werden.

Mac und Barrierefreiheit

Viele von den Barrierefreiheits-Features auf dem PC sind bei MS Word und bei OOo Writer ähnlich. Auf dem Mac sind bei dem Witer aber einige sehr wichtige Barrierefreiheits-Features vorhanden, die nicht bei Word ( Das meistbekannte Feature, wlches in Word auf einem Mac fehlt, ist die Möglichkeit Alt-Texte zu einem Bild hinzuzufügen ) vorhanden sind. In anderen Worten hat OOo für den Mac das Potential Dokumente zu erstellen, die barrierefreier sind als Dokumente, die mit MS Office für den Mac erstellt wurden.

Fazit

Es gab Gruppen, die ihre Besorgnis über die Barrierefreiheit von OOo Writer im Vergleich zu Microsoft Office geäußert haben. Zwar gibt es einige Besorgnisse über die Barrierefreiheit von Writer als einer Anwendung, aber im Bereich der Barrierefreiheit für Dokumente scheint es, als hätten OOo und Microsoft Word die selben Fähigkeiten und Grenzen. Es gibt nur einige wenige Punkte, bei denen eine der Anwendungen besser zu sein scheint als die andere. Zum Beispiel scheint Writer besser mit Tabellen umzugehen aber es ist wahrscheinlich einfacher Word Dokumente sauber in HTML zu konvertieren. Insagesamt aber ist die Barrierefreiheit der beiden sehr ähnlich.